#1: Decidir objetivos y medidas para tus órdenes de trabajo
Es crucial identificar qué información deseamos recopilar de una orden de trabajo cuando la realizamos. Esta cuestión requiere un artículo particular, pero aun así lo mencionamos como primer punto, ya que es decisivo para comenzar cualquier tipo de gestión.
#2: Definir roles y responsabilidades
Crea funciones y responsabilidades claramente definidas para cada parte del proceso de órdenes de trabajo; debes describir quién puede crear, asignar, priorizar, completar y revisar órdenes de trabajo. Todo esto te permitirá evitar duplicaciones innecesarias, aspectos no autorizados o problemas de comunicación. En SAM, concretamente, definir dichos roles es completamente sencillo, ya que sólo indicando el tipo de rol que ocupará (Administración, Gestión, Mantenimiento y Logística), sus restricciones o posibilidades de uso vendrán instauradas en la plantilla.
#3: Decidir las frecuencias de tus órdenes de trabajo
Los OEM y el conocimiento del personal veterano suelen decidir la frecuencia del mantenimiento programado. Esto puede brindarle una buena línea de base, pero no es una ciencia exacta. Decida con qué frecuencia revisar las órdenes para que pueda detectar el trabajo que está haciendo con demasiada frecuencia o no lo suficiente.
#4: Desencadenadores de órdenes de trabajo de compilación
Describa cómo se pueden activar las órdenes de trabajo en su operación. Esto incluye activadores que crean la solicitud de trabajo inicial, así como seguimientos de PM fallidos, documentación de cumplimiento o trabajo adicional que debe realizarse en el activo.
#5: Realizar diagnósticos de órdenes de trabajo
Los grandes proyectos y los grandes problemas merecen una mirada retrospectiva. Crea un plan para encontrar aquellos aspectos que salieron bien y aquellos que por el contrario, fallaron. Luego esos mismos conocimientos aplícalos al proceso de órdenes de trabajo, creando unas cada vez más órdenes efectivas.
Pasos para crear órdenes de trabajo de éxito
Crear y optimizar órdenes de trabajo significa revisar, ajustar y optimizar miles de campos, así que ahí va un consejo, comienza poco a poco, seleccione un campo y revisa un grupo de órdenes de trabajo con él, añade las mejoras necesarias, y posteriormente pasa al siguiente campo:
Paso 1. Convenciones de nomenclatura: se refiere a las etiquetas utilizadas para identificar el tipo de mantenimiento, la orden de trabajo y el activo en el que se está trabajando. Las grandes convenciones cumplen estos tres requisitos indispensables: consistencia, claridad y significado para las personas que las leen.
Paso 2. Descripción del tema y alcance de trabajo: debes ser lo más específico posible con estos campos. Es decir, en lugar de decir que ha habido una fuga, especifique qué tan grave es dicha fuga y dónde está situada en la máquina.
Paso 3. Piezas y herramientas necesarias: agregue información que pueda ayudar a los técnicos a localizar piezas o suministros más rápidos, así como las mejores prácticas para usarlas. Utilice estas listas para crear kits de emergencia para equipos críticos a los que se pueda acceder rápidamente después de averías.
Paso 4. Notas de salud y seguridad : incluye una lista del PPE (Equipo de protección individual) requerido en cada orden de trabajo y anote los riesgos comunes, los procedimientos de seguridad y los accidentes/casi accidentes asociados con el trabajo. Agregue información de cumplimiento para el equipo cuando sea necesario, incluidas las tareas de seguimiento.
Paso 5. Solicitante y fecha de solicitud: estos campos ofrecen una idea del origen de los problemas. Por ejemplo, ¿son las personas adecuadas las que solicitan trabajo? ¿Hubo demasiadas solicitudes en un día?
Paso 6. Horas de trabajo esperadas y reales: Eleva esta sección agregando la cantidad de tiempo esperado para cada tarea. Haz una referencia cruzada de las notas de las órdenes de trabajo completadas y concéntrate en las tareas que demoraron más de lo esperado para poder modificar los procesos según sea necesario.
Paso 7. Listas de tareas y documentos asociados: elimina las listas de tareas vagas a toda costa. No te detengas en «Engrasar máquina». Agrega el tipo de lubricación y la cantidad. Aprovecha cada oportunidad que tengas para adjuntar manuales, SOP u otros recursos que puedan ayudar a las órdenes de trabajo.
Paso 8. Asignación y prioridad: la prioridad de la orden de trabajo y las personas a las que se asigna deben coincidir con el tipo de mantenimiento que se está realizando. Define exactamente qué significan los diferentes niveles de prioridad para que todos en el equipo estén en la misma página.
Paso 9. Notas: Trabaja con técnicos experimentados para agregar notas a órdenes de trabajo comunes o modos de falla para que este conocimiento se estandarice y sea accesible.
Cómo hacer órdenes de trabajo de mantenimiento que den los mejores datos
La información de las órdenes de trabajo completadas es tu principal herramienta para optimizar los procesos. Obtener esa información puede significar simplemente hacer un estándar de campo de orden de trabajo (como horas de mano de obra o piezas usadas). Otras secciones requieren trabajo para garantizar que obtenga los datos que está buscando.
- Códigos de falla: limita la lista de códigos de falla a solo los más comunes para evitar que «otros» se convierta en el valor predeterminado para los técnicos con poco tiempo.
- Notas de finalización: cada técnico tiene su propia forma de describir el trabajo que realizó. Estandariza y agiliza el proceso dando indicaciones o preguntas específicas. Por ejemplo, pregunta si alguna tarea tomó más tiempo de lo esperado y por qué.
- Costos: Proporciona a los técnicos una plantilla para anotar los recursos adicionales que fueron necesarios, de modo que sea fácil para ellos completar y fácil para ti calcular los costos adicionales.
- Acciones de seguimiento: describe las acciones de seguimiento adecuadas para escenarios comunes, como una falla encontrada durante un PM de rutina. Esto agilizará el proceso para los técnicos y te ayudará a realizar un seguimiento de los problemas de cumplimiento, posibles fallas, frecuencias de PM y más.