¿Qué es una orden de trabajo?
Antes de comenzar a utilizar las órdenes de trabajo, hemos de conocer qué son y para qué sirven. Concretamente una orden de trabajo es un documento que proporciona toda la información sobre una tarea de mantenimiento y describe un proceso para completar esa tarea. Éstas pueden incluir detalles sobre quién autorizó el trabajo, el alcance, a quién está asignado y qué se espera.
Su importancia está basada en que son cruciales para la operación de mantenimiento de cualquier organización, ayudando a todos esos operativos que ejecutan tareas de mantenimiento, desde gerentes hasta técnicos. Permiten organizar, asignar, priorizar, rastrear y completar tareas clave. Y cuando se hace un buen uso de ellas, permiten capturar información, compartirla y usarla para realizar el trabajo de la manera más eficiente posible.
Orden de trabajo vs solicitud de trabajo
Pese a que una orden de trabajo y una solicitud de trabajo suenan algo similares, existen algunos aspectos clave que las diferencian. Una solicitud es utilizada por aquel equipo que no es de mantenimiento. Posteriormente, ésta sería traspasada a alguien que sí pertenece a ese equipo de mantenimiento, como por ejemplo, un gerente del equipo de mantenimiento que revisa esa solicitud, añade información adicional, y posteriormente se la asignará a un técnico. La solicitud de trabajo sería ahora una orden de trabajo.
Tipos de órdenes de trabajo
Hay cinco tipos de órdenes de trabajo principales utilizadas en el software de GMAO:
- Órdenes generales de trabajo
Una orden de trabajo general incluye tareas de mantenimiento que no entran en la categoría de las órdenes de trabajo posteriores Las órdenes de trabajo generales pueden incluir tareas como configurar nuevos equipos, retirar equipos que ya no están en uso o pintar.
- Órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo
Las órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo son un mantenimiento de rutina programado que se realiza en los activos para evitar fallas costosas en los equipos y tiempos de inactividad no planificados de la máquina. Las órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo incluyen requisitos de recursos, instrucciones, listas de verificación y notas para cada tarea. También se ponen en un horario para garantizar que la tarea de mantenimiento se realice en un intervalo de tiempo específico.
- Órdenes de trabajo de mantenimiento correctivo
Una orden de trabajo de mantenimiento correctivo se crea cuando un técnico de mantenimiento descubre problemas al realizar tareas de mantenimiento preventivo, inspección, general o orden de trabajo de emergencia. El mantenimiento correctivo se realiza para identificar, aislar y resolver el problema para que el equipo, la máquina o el sistema puedan restaurarse a su estado correcto. A diferencia de una orden de trabajo de emergencia, una orden de trabajo de mantenimiento correctivo se planifica y programa porque la falla se identificó a tiempo. Una orden de trabajo de mantenimiento correctivo puede consistir en reparar, restaurar o reemplazar equipos o piezas de equipos.
- Órdenes de trabajo de emergencia
Se crea una orden de trabajo de emergencia cuando se produce una avería de activos no planificada y debe repararse de inmediato. Una orden de trabajo de emergencia registra y rastrea el mantenimiento reactivo que se realiza. El técnico de mantenimiento puede agregar detalles en la orden de trabajo sobre por qué el activo resultó en la avería inesperada, qué trabajo de mantenimiento se realizó en él e información sobre cómo evitar que la avería vuelva a ocurrir.
- Órdenes de trabajo de mantenimiento predictivo
Una orden de trabajo de mantenimiento predictivo indica cuándo un técnico de mantenimiento necesita auditar o inspeccionar el estado de un activo. Esto generalmente se basa en un período de tiempo predeterminado. Durante una inspección, un técnico de mantenimiento puede identificar un problema y luego crear una nueva orden de trabajo para corregir ese problema.
¿Cuál es el ciclo de vida de la orden de trabajo?
Cada orden de trabajo de mantenimiento tiene un ciclo de vida con tres fases principales:
- Cre ación
- Finalización
- Grabación
Cómo escribir una buena orden de trabajo
Paso #1: La tarea está identificada
Las tareas de mantenimiento se dividen en dos grupos, el mantenimiento planificado y el mantenimiento no planificado. El mantenimiento planificado abarca todos los trabajos que conoce con anticipación, como las inspecciones de rutina, y el mantenimiento no planificado incluye todas las tareas que no puede prever, cómo una avería inesperada.
Paso #2: Se crea la solicitud de mantenimiento
Los detalles del trabajo se reúnen y se envían al equipo de mantenimiento para que se tomen medidas adicionales. Por ejemplo, cuando una máquina se descompone, un operador crea una solicitud de trabajo y la envía al mantenimiento. Si se planifica una tarea, se crea una orden de trabajo y se activa en el momento adecuado.
Paso #3: La orden de trabajo se prioriza y se programa
Algunos trabajos son más sensibles al tiempo que otros. Una bombilla quemada no necesita ser reparada de inmediato, pero una cinta transportadora rota sí lo necesitaría. Es por eso que debe priorizar cada orden de trabajo que llegue a su escritorio.
Después de priorizar, es hora de programar. Las órdenes de trabajo se pueden programar en función de una fecha límite establecida, desencadenantes de mantenimiento planificados o bloques de tiempo dedicados. Establecer una fecha límite mantiene a todos responsables e informados para que nada se escape de las grietas.
Paso #4: El trabajo se asigna y se completa
Es hora de convertir esas palabras en una página en acción. La orden de trabajo se asigna a un técnico, que completa la tarea. Esto puede ser una revisión de cinco minutos del equipo, o puede ser un trabajo de reparación complejo que toma varios días.
Paso #5: La orden de trabajo está cerrada y documentada
Una vez que se completan todos los términos de la orden de trabajo, se puede cerrar. Es posible que los gerentes deban firmar la orden de trabajo para los requisitos de cumplimiento. Una vez cerrada, la orden de trabajo se archiva. Un registro de órdenes de trabajo correctamente organizado es crucial para crear historiales de activos, revisar soluciones pasadas, prepararse para auditorías y más.
Paso #6: La orden de trabajo se analiza y / o reelabora
Las órdenes de trabajo cerradas contienen información valiosa. Pueden proporcionar información sobre sus procesos y sistemas que se pueden utilizar para ajustar su operación. Tener un registro de órdenes de trabajo también permite a los técnicos detectar rápidamente cualquier paso perdido o soluciones alternativas si un problema vuelve a estallar.
¿Qué debe haber en una orden de trabajo?
- Activo: ¿Qué equipo necesita trabajo?
- Descripción del problema: ¿Cuál es el problema? ¿Qué escuchaste, viste, oliste o sentiste en el momento del fracaso o antes de él?
- Alcance del trabajo: ¿Qué trabajo se requiere para realizar el trabajo? ¿Qué habilidades se necesitan?
- Piezas y herramientas requeridas: ¿Hay alguna pieza que deba reemplazarse o herramientas especiales que deban usarse?
- Notas de salud y seguridad: ¿Qué procedimientos y equipos de seguridad se necesitan? ¿Ha habido algún accidente o casi accidente mientras trabajaba en un problema o activo similar?
- Fecha solicitada: ¿Cuándo se creó y envió la orden de trabajo?
- Nombre del solicitante/departamento/contacto: ¿Quién creó y envió la orden de trabajo?
- Fecha prevista de finalización: ¿Cuándo debe completarse esta orden de trabajo?
- Fecha de finalización real: ¿Cuándo se completó y cerró la orden de trabajo?
- Horas de trabajo esperadas: ¿Cuántas horas se deben tardar en completar la orden de trabajo?
- Horas reales de trabajo: ¿Cuántas horas se necesitaron para completar la orden de trabajo?
- Lista de verificación de tareas: ¿Existe una guía paso a paso para completar el trabajo requerido?
- Prioridad: ¿Qué tan importante es esta orden de trabajo? ¿Alto, medio o bajo?
- Asignado a: ¿Quién hará el trabajo? ¿Se requiere más de una persona? ¿Se requiere un contratista externo?
- Documentos asociados: ¿Existen recursos que puedan ayudar a que la orden de trabajo se complete de manera más eficiente, como SOP, manuales, diagramas, videos, historial de activos, órdenes de compra o imágenes?
- Notas: ¿Hay alguna otra observación que pueda ser útil para completar la orden de trabajo o revisar la orden de trabajo después de que se cierre, como la frecuencia de un problema, las técnicas de solución de problemas o la solución alcanzada?
- Ubicación de los activos: ¿Dónde se encuentran mis activos actualmente?
5 mejores prácticas para gestionar una orden de trabajo:
#1: Decide los objetivos y las medidas para tus órdenes de trabajo
Antes de configurar tus órdenes de trabajo, es necesario saber qué información deseas de ellas. Puedes seguir un marco de cuatro pasos para esto.
- Comience por identificar los objetivos de mantenimiento de su organización.
- Defina sus KPI de mantenimiento para que sepa lo que debe cuantificarse.
- Identifique las métricas de su equipo y lo que deberían medir.
- Utilice esta información para guiar su estrategia de mantenimiento.
#2: Definir roles y responsabilidades de la orden de trabajo
Crea roles y responsabilidades claramente definidos para cada parte del proceso de la orden de trabajo. Describe quién puede crear, asignar, priorizar, completar y revisar las órdenes de trabajo. Esto te ayudará a evitar el trabajo duplicado o no autorizado y la falta de comunicación.
#3: Decidir sobre la frecuencia de las órdenes de trabajo
La frecuencia de cuándo debes realizar el trabajo de mantenimiento variará dependiendo del equipo y la operación que esté realizando. Puedes seguir las directrices del fabricante para ayudar a determinar la frecuencia programada y la inspección para que los activos no fallen inesperadamente. La creación de un programa de mantenimiento preventivo ayudará a proteger contra el costoso mantenimiento reactivo.
# 4: Crear disparadores de órdenes de trabajo
Determina la mejor manera de activar órdenes de trabajo automáticamente dentro de sus procesos operativos. Esto incluye desencadenadores que crean la solicitud de trabajo inicial, así como seguimientos de PM fallidos, documentación de cumplimiento o trabajo adicional que debe realizarse en el activo. Hay cinco tipos comunes de desencadenantes de mantenimiento que incluyen desglose, basado en el tiempo, basado en eventos, basado en el uso y basado en la condición. Es importante entender cuándo y cómo usar cada uno para lograr la máxima eficiencia y confiabilidad en sus instalaciones.
#5: Realizar autopsias de órdenes de trabajo
Los grandes proyectos y los grandes problemas merecen retrospectiva. Crea un plan para encontrar lo que salió bien y lo que salió mal en estos trabajos importantes. Luego aplica tus aprendizajes al proceso de orden de trabajo.
Si quieres más información sobre cómo crear órdenes de trabajo de éxito, haz clic en nuestra nueva entrada.