El doble de tiempo en una misma acción
Un departamento de mantenimiento puede llegar a controlar entre 40 y 50 órdenes de trabajo semanales, correspondiendo por lo tanto a unas 2400 órdenes de trabajo anuales. Diariamente, esto resulta una solicitud de orden de trabajo cada cuatro horas, por lo que el departamento de mantenimiento impacta en su negocio casi constantemente, generando un gran efecto sobre éste.
Si traspasamos esto a datos reales, podemos decir que el coste medio de un incidente de tiempo de inactividad, no planificado, es de 17,00€. Por lo que, si tan sólo un pequeño porcentaje de órdenes de trabajo de mantenimiento, fueran programadas, evitando así el tiempo de inactividad, significaría para cualquier empresa un ahorro de millones de euros.
El único inconveniente es que actualmente las órdenes de trabajo no reciben la atención necesaria, por lo que desperdician todo el potencial que pueden ofrecer. Actualmente, es muy difícil conocer si se está contratando a las personas adecuadas, si están tomando las decisiones correctas sobre gastos de capital o si realmente están prometiendo a sus clientes un servicio concreto, sin realmente saber si el trabajo se está haciendo de manera correcta. Por todo ello, es hora de abandonar el concepto de orden de trabajo, como una larga lista de tareas pendientes.
Cómo afecta realmente el registro inexacto de datos y la falta de inventario a una empresa
Aunque no parezca evidente, este tipo de problemáticas acarrea aspectos negativos hacia las empresas:
- Menor rendimiento y mayores costos operativos: sencillamente, la falta de piezas de repuesto, ocasiona un 50% de todo el tiempo de inactividad no programada, y mantener las piezas que no se necesitan en el almacén supone un 12-20% adicional. Este pequeño imprevisto, por mínimo que parece, supone un coste de miles de euros, algo que no ocurriría si las órdenes de trabajo estuviesen programadas.
- Falta de alcance en su planificación. Es fácil pasar por alto las señales de advertencia de la falla de los activos si no tiene contexto en torno a las compras de inventario. Eso lleva a algunas sorpresas desagradables al mirar los números finales.
- Asignación de recursos a los lugares equivocados: si se está perdiendo toda la historia sobre piezas, fallas y rendimiento, nunca sabrá qué sitios necesitan más personas, dinero, capacitación o herramientas.
- Pasar casi el 10% de su turno creando órdenes de trabajo significa menos tiempo en el trabajo real. El resultado es el mantenimiento diferido, un aspecto que incrementa costes.
- Retrasos inesperados en los peores momentos. Detectar malos hábitos (como el desgaste de la misma pieza) es casi imposible sin órdenes de trabajo estandarizadas. Ajustar los planes de mantenimiento se vuelve difícil y los resultados son inevitables: una falla durante la producción.
- Seguimientos perdidos y auditorías fallidas: los errores y el agotamiento son inevitables cuando las órdenes de trabajo son complicadas y consumen mucho tiempo. Los PM fallidos sin seguimiento seguramente seguirán, al igual que las averías, los problemas de cumplimiento, los riesgos de seguridad y el aumento de los costos.
Buenas órdenes de trabajo
Dejando a un lado todos estos inconvenientes, pasemos a la creación de las buenas órdenes de trabajo, aquellas que pueden tener un gran impacto positivo en cualquier aspecto de nuestras empresas.
Aumentar la productividad después de estandarizar el proceso de órdenes de trabajo es un hecho. Y es que, aplicado a casos reales, los técnicos de distintas empresas han podido pasar casi dos horas adicionales en cada turno, trabajando, en lugar de escribirlo. Otra empresa, también, pudo reducir el tiempo de inactividad, sólo 90 días posteriores a comenzar a realizar un seguimiento de costos de mantenimiento y las actividades en las órdenes de trabajo.
Dicho esto podemos obtener una idea clara de lo que supone la creación de órdenes de trabajo, y son, los grandes beneficios que aportan, ya sean económicos o de otra índole.
Próximos pasos: ser realmente bueno en los fundamentos de las órdenes de trabajo
Ahora que sabemos lo importantes que son las órdenes de trabajo, es hora de ser realmente buenos en ellas, y eso comienza con una buena base. Aquí te dejamos el siguiente manual, la creación de órdenes de trabajo de éxito.